Word Kurzanleitung: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 25. Juni 2008, 23:15 Uhr

Textproduktion mit Word – einige zeitsparende Hinweise

Die philosophische Textproduktion ist ein Handwerk das man lernen muss und kann. Gute philosophische Texte „fließen“ leider nicht einfach aufs Papier. Sie wachsen vielmehr mit der Strukturierung von Gedanken, die im Text in linearer Form präsentiert werden. Deshalb lebt ein guter philosophischer Text von einer guten Struktur, bzw. einer aufschlussreichen Gliederung.

Word und andere Textverarbeitungsprogramme bieten sich hier als Werkzeuge an, die von Studierenden aber selten voll ausgenutzt werden. Die hier gesammelten Hinweise zu relevanten Funktionen sollten die Textproduktion vereinfachen und damit Zeit und Nerven schonen. Zwar kann hier nicht auf alle verschiedenen Programme im Einzelnen eingegangen werden, die Funktionen lassen sich aber auch über deren Hilfefunktionen ausfindig machen – d.h. wenn man weiß, dass es sie gibt.

Format

Der Begriff Format bezieht sich bei den Textverarbeitungsprogrammen auf alle Einstellungen, die die Präsentationsform des Textes betreffen; d.h. z.B. Schriftgröße und -art, Zeilenbreite und –abstand, Absatzlayout usw. Bei den meisten Programmen findet sich eine eigene Schaltfläche, die zu verschiedenen Optionen führt. Als Richtwert für die geisteswissenschaftliche Textproduktion gilt an der Uni meist Schriftgröße 12 bei anderthalbfachem Zeilenabstand und 3-4cm Rand – einzelne DozentInnen können aber durchaus abweichende Vorlieben haben!

Seiten- und Randeinstellungen

Alle Einstellungen, die die Darstellung der Seite als Ganzes betreffen verbergen sich hinter den „Seiteneinstellungen“. Die hier eingetragenen Werte beziehen sich auf das ganze Dokument, oder einzelne Abschnitte, sofern diese eingerichtet wurden. Die Seiteneinstellungen lassen sich bei manchen Programmen auch durch einen Doppelklick auf den Rand außerhalb des Texbereichs erreichen.

Fußnoten

Fußnoten können automatisch generiert werden, meist über die Schaltfläche „Einfügen“. Dabei gibt es je nach Programm weitere Möglichkeiten zur Anpassung des Fußnotenformats. Zur Beschleunigung des Arbeitsablaufes bieten einige Programme ein Tastaturkürzel an, oder ein solches kann individuell eingerichtet werden. Es bietet sich an, beim jeweils ersten Textverweis gleich einen vollständigen Eintrag in der Bibliographie vorzunehmen, der damit erstens abgehakt ist und zweitens für weitere Fußnoten verwendet werden kann!!!

Abschnittswechsel

Abschnittswechsel unterteilen den Text in einzelne Abschnitte, für die dann jeweils eigene Formateinstellungen festgelegt werden können. Meist über die „Einfügen“-Schaltfläche lassen sich verschiedene Typen solcher Wechsel an der aktuellen Cursorposition festlegen. Sie sichern u.a., dass Gliederung und Formatierung nicht bei jeder neuen Texteingabe verrutschen, d.h. ein als Abschnitt angelegtes Kapitel beginnt immer auf einer neuen Seite und wird entsprechend des für diesen Abschnitt festgelegten Formats angezeigt. Mit Hilfe eingeteilter Abschnitte kann vor allem die Kopfzeilengestaltung pro Abschnitt festgelegt werden, z.B. mit der entsprechenden Kapitelüberschrift. Der erste Abschnitt ist das Deckblatt, der zweite das Inhaltsverzeichnis und erst dann kommt der erste Textabschnitt, für den Kopf- oder Fußzeilen mit Seitenzahlen eingerichtet werden.

Formatvorlagen / Styles

Formatvorlagen sind durch das Programm zur Verfügung gestellte Vorlagen für bestimmte Formatierungen. Die Standardformatvorlage „Überschrift 1“ generiert z.B. für die angewählte Zeile die Schriftgröße 14, Times New Roman in Fettdruck. Auch die Formatvorlagen finden sich meist hinter der Schaltfläche „Format“. Neben den vom Programm bereitgestellten Vorlagen lassen sich „benutzerdefinierte“ Vorlagen einrichten, bei denen z.B. Schritgrad oder -art individuellen Vorlieben angepasst werden können. Der erste Vorteil solcher Vorlagen ist, dass eine einheitliche Ansicht z.B. von Kapitelüberschriften ohne nerviges Einstellen und Prüfen der Textformatierung mit zwei Klicks erreicht werden kann. Vor allem lässt sich anhand einer sauberen Zuordnung von Formatvorlagen zu den Gliederungsebenen des Textes ein Inhaltsverzeichnis automatisch generieren, was sich bei weiteren Textänderungen ebenso leicht aktualisieren lässt.

Inhaltsverzeichnis

Ein Inhaltsverzeichnis wird spätestens bei einer Hausarbeit zur Pflicht und sollte die Gliederung der Arbeit klar erkennen lassen. Hier zeigt sich der Vorteil der Verwendung von Formatvorlagen: Legt man für Überschriften und Abschnittsbezeichnungen gleich entsprechende Formatvorlagen fest, lässt sich (meist über „Einfügen“) automatisch ein Inhaltsvereichnis an der Cursorposition erstellen. Die Aktualisierung erfolgt meist über einen Rechtsklick ins Verzeichnis. Oft stellen die Programme verschiedene Gliederungsoptionen zur Auswahl.

Kopf- und Fußzeilen

Oberhalb und unterhalb des Textkörpers können für jede Seite Textfeder generiert werden, die über verschiedene Abschnitte variieren können. Je nach Programm lassen sich diese Zeilen einfach durch einen Doppelklick an der entsprechenden Stelle öffnen, oder sind notfalls über die Hilfefunktion in einem der Menüs zu finden. Hat man Abschnitte definiert, so lässt sich in den Kopf- und Fußzeilen-Bearbeitungsmenüs festlegen, ob durchgängig derselbe Text (z.B. der Titel der Arbeit) oder unterschiedliche Beschriftungen wie Kapitelüberschriften erscheinen soll. Au diese Weise kann das Deckblatt als eigener Abschnitt ohne Kopf- und Fußzeile auskommen und z.B. die Seitenzahlen erst im ersten Textabschnitt zur Anzeige kommen.

Hilfreiche Tasten

Zeit spart auch die Kenntnis von Tastaturkürzeln, die bestimmte Funktionen per Tastatur ausführen, ohne die Maus durch die Menüs jagen zu müssen. Notfalls kann man sich eine Liste solcher Kürzel für sein Programm einfach ergoogeln, hier folgen nur die programmübergreifenden Standardkürzel (beim Mac die Apfeltaste statt Strg):

Strg/Ctrl + z: Macht den letzten Arbeitsschritt rückgängig

Strg/Ctrl + c : Kopiert den markierten Text in die Zwischenablage

Strg/Ctrl + x: Schneidet den markierten Text aus und legt ihn in die Zwischenablage

Strg/Ctrl + v: Fügt den kopierten Text aus der Zwischenablage ein

Strg/Ctrl + a: Markiert den gesamten Text